Types de documents
Sélectionnez le type de document pour accéder directement aux exigences de conformité qui le concernent.
Les informations présentes sur cette page sont données à titre indicatif et ne constituent pas un conseil juridique. Les exigences légales évoluent : consultez un expert-comptable ou un avocat pour votre situation spécifique.
Facture
La facture est un document légalement obligatoire entre professionnels (B2B) dès lors qu'une livraison ou prestation est effectuée. En B2C, elle est obligatoire à partir de 25 € TTC. Son contenu est encadré par l'article L441-9 du Code de commerce.
Mentions obligatoires
| Mention | Détail | Statut |
|---|---|---|
| Numéro de facture | Séquence chronologique unique, sans rupture ni doublon | Obligatoire |
| Date d'émission | Date à laquelle la facture est établie | Obligatoire |
| Date de livraison / prestation | Si différente de la date d'émission | Obligatoire |
| Identité du vendeur | Nom/raison sociale, adresse complète, SIREN ou SIRET | Obligatoire |
| N° TVA intracom. | Si assujetti à la TVA | Obligatoire (si TVA) |
| Identité de l'acheteur | Nom/raison sociale, adresse | Obligatoire |
| Désignation et quantité | Description précise des produits / prestations | Obligatoire |
| Prix unitaire HT | Par produit ou service fourni | Obligatoire |
| Taux de TVA applicable | Par ligne si plusieurs taux (0%, 5,5%, 10%, 20%…) | Obligatoire |
| Montant TVA | Par taux et total TVA | Obligatoire |
| Total TTC | Montant toutes taxes comprises | Obligatoire |
| Conditions de paiement | Délai (ex : 30 jours nets), mode de règlement accepté | Obligatoire (B2B) |
| Pénalités de retard | Taux (≥ 3× taux d'intérêt légal) et date d'exigibilité | Obligatoire (B2B) |
| Indemnité forfaitaire 40 € | Frais de recouvrement pour paiements tardifs entre pros | Obligatoire (B2B) |
| Numéro de bon de commande | Si fourni par l'acheteur | Recommandé |
| Conditions d'escompte | Si escompte pour paiement anticipé (ou "Aucun escompte") | Recommandé |
| Mention micro-entrepreneur | "TVA non applicable — art. 293 B du CGI" si franchise de TVA | Selon statut |
Si vous bénéficiez de la franchise en base de TVA, vous ne collectez pas de TVA. Indiquez la mention légale obligatoire : "TVA non applicable, art. 293 B du CGI". Vous devez quand même indiquer votre numéro SIREN.
Délais d'émission et de conservation
- La facture doit être émise dès la réalisation de la livraison ou prestation (au plus tard le 15 du mois suivant pour les livraisons intracommunautaires).
- Conservation obligatoire : 10 ans à compter de la date de clôture de l'exercice comptable.
- La facture électronique (PDF, etc.) a la même valeur qu'une facture papier si son intégrité est garantie.
À partir de septembre 2026 (grandes entreprises) puis 2027 (PME et micro-entreprises), la facturation électronique sera obligatoire pour toutes les transactions B2B en France via la plateforme nationale (PPF) ou une PDP accréditée.
Devis
Le devis n'est pas légalement obligatoire dans tous les secteurs, mais il est fortement recommandé pour tout engagement de travaux ou prestation. Dans certains domaines (bâtiment, réparation automobile, déménagement…), il est obligatoire au-delà d'un certain montant.
Contenu recommandé
- Identité complète du prestataire (nom, adresse, SIREN/SIRET, numéro TVA)
- Identité du client (nom et adresse)
- Date d'établissement du devis
- Désignation précise des travaux / prestations
- Prix unitaire HT de chaque poste
- Taux de TVA et montant TVA
- Total HT et total TTC
- Durée de validité du devis (ex : "valable 30 jours")
- Conditions de paiement (acompte demandé, solde à la livraison…)
- Délai d'exécution prévu
- Signature et cachet du prestataire
- Zone de signature client avec mention "Bon pour accord"
Le devis est obligatoire (quelle que soit la somme) dans le bâtiment, la réparation auto, le déménagement, la pompes funèbres, et certains services à la personne. Un devis signé a valeur de contrat.
Contrat
Un contrat est un accord de volontés entre deux ou plusieurs parties créant des obligations réciproques. Pour être valide (article 1128 du Code civil), il doit réunir trois conditions : consentement des parties, capacité à contracter, et contenu licite et certain.
Clauses essentielles
| Clause | Description |
|---|---|
| Identification des parties | Nom, adresse, qualité (personne physique ou morale, SIREN si entreprise) |
| Objet du contrat | Description précise de ce qui est convenu (prestations, livraisons, obligations) |
| Durée | Date de début, durée ou date de fin, conditions de renouvellement |
| Prix et modalités de paiement | Montant, échéances, conditions de révision de prix |
| Obligations de chaque partie | Détail des engagements réciproques |
| Confidentialité | Clause de non-divulgation si informations sensibles échangées |
| Propriété intellectuelle | Si création d'œuvres : qui détient les droits ? |
| Résiliation | Conditions et préavis pour mettre fin au contrat |
| Responsabilité et garanties | Plafond de responsabilité, garanties accordées |
| Règlement des litiges | Médiation, arbitrage ou tribunal compétent |
| Loi applicable | Droit français ou autre en cas de contrat international |
| Date et signatures | Signature des deux parties avec paraphe sur chaque page |
Pour les contrats multi-pages, il est recommandé de parapher chaque page et d'ajouter "Lu et approuvé" avant la signature. En cas de ratures ou corrections, celles-ci doivent être paraphées par les deux parties.
Courrier professionnel
Un courrier professionnel doit respecter un certain nombre de conventions de forme pour être pris au sérieux et avoir valeur juridique en cas de litige.
Structure normalisée (NF Z11-001)
- En-tête expéditeur : nom/raison sociale, adresse complète, téléphone, email, SIREN si entreprise
- Coordonnées du destinataire (à droite, au-dessus de la ligne de pli)
- Lieu et date d'émission
- Références (objet, votre réf., notre réf.)
- Formule d'appel adaptée ("Madame, Monsieur," / "Monsieur le Directeur,")
- Corps du message : introduction, développement, conclusion
- Formule de politesse complète
- Signature manuscrite + nom et titre
- Mentions P.J. si pièces jointes
Courrier recommandé avec AR
Pour les courriers à valeur juridique (résiliation, mise en demeure, réclamation formelle), envoyez toujours en Lettre Recommandée avec Avis de Réception. Conservez le récépissé et l'AR. La date de présentation du recommandé fait foi, même en cas de refus de réception.
Lettre de motivation
La lettre de motivation n'est soumise à aucune obligation légale, mais elle doit respecter les conventions professionnelles pour être efficace et ne pas nuire à votre candidature.
Structure attendue
- Vos coordonnées complètes (nom, adresse, téléphone, email)
- Coordonnées de l'entreprise et du recruteur (si connu)
- Lieu et date
- Objet : intitulé précis du poste et référence d'offre si applicable
- Paragraphe 1 : accroche et poste visé
- Paragraphe 2 : vos compétences et expériences pertinentes
- Paragraphe 3 : motivation pour l'entreprise et le poste
- Conclusion : disponibilité pour entretien
- Formule de politesse
- Signature
Par respect du principe d'égalité et conformément au Code du travail, évitez d'indiquer votre âge, situation familiale, nationalité, religion ou convictions politiques dans une lettre de motivation. Ces éléments ne peuvent pas fonder une décision d'embauche.
CV — Curriculum Vitae
La rédaction d'un CV n'est pas encadrée par la loi, mais le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) s'applique aux données personnelles qu'il contient.
RGPD et données personnelles
- Limitez les données aux informations pertinentes pour le poste (minimisation des données)
- Un employeur ne peut pas conserver votre CV sans limite de temps — durée recommandée : 2 ans
- Vous avez le droit de demander la suppression de votre CV à tout moment
- Évitez le numéro de sécurité sociale, la copie de pièce d'identité, les données de santé
- La photo est facultative et ne peut pas être un critère de discrimination
Contenu recommandé
- État civil (prénom, nom) — adresse optionnelle, email et téléphone obligatoires
- Titre / intitulé de poste visé
- Expériences professionnelles (ordre anti-chronologique)
- Formations et diplômes (ordre anti-chronologique)
- Compétences et langues
- Centres d'intérêt (optionnel)
Assurez-vous que votre CV et votre profil LinkedIn sont cohérents. Les recruteurs vérifient systématiquement les dates, intitulés de postes et diplômes. Une incohérence peut être rédhibitoire.
Flyer, Affiche & Communication
Les supports publicitaires et de communication sont soumis à des règles spécifiques selon leur nature et leur diffusion.
Mentions obligatoires sur la publicité
- Identité de l'annonceur : nom ou raison sociale de l'entreprise qui diffuse (obligatoire)
- Publicité clairement identifiée : tout support publicitaire doit être reconnaissable comme tel
- Publicité comparative : autorisée mais encadrée — la comparaison doit être objective et vérifiable
- Soldes / promotions : indiquer le prix de référence barré + prix soldé, et les conditions (stock limité, etc.)
- Mentions sanitaires (alimentaire) : "Manger, bouger" ou mentions nutritionnelles selon le produit
- Crédits et droits d'auteur : mentionner les crédits photo si images sous licence
Mentions légales selon le secteur
| Secteur | Mentions spécifiques |
|---|---|
| Alcool | "L'abus d'alcool est dangereux pour la santé" (loi Évin) |
| Tabac | Publicité interdite (avec quelques exceptions strictes) |
| Immobilier | Prix affiché doit inclure les honoraires, surface loi Carrez |
| Crédit / prêt | TAEG, coût total du crédit, durée, mentions réglementaires |
| Médical / paramédical | Publicité soumise à autorisation de l'Ordre professionnel |
| Jeux / loteries | Règlement du jeu obligatoire, homologation si gains > seuil |
Supports numériques
Les documents destinés à être partagés numériquement (réseaux sociaux, présentations, portfolios…) obéissent aux mêmes règles légales que leurs équivalents papier, auxquelles s'ajoutent des exigences spécifiques au numérique.
Droits d'auteur et images
- N'utilisez que des images libres de droits (Creative Commons, Unsplash, Pexels…) ou dont vous avez acquis la licence
- Toute image utilisée sans autorisation expose à des poursuites pour contrefaçon
- Les logos et marques déposées ne peuvent pas être utilisés sans accord du titulaire
- Les polices de caractères sont également soumises au droit d'auteur — vérifiez les licences
Accessibilité numérique (RGAA)
Pour les organismes publics et les grandes entreprises (CA > 250 M€), le Référentiel Général d'Amélioration de l'Accessibilité (RGAA) impose que les documents numériques soient accessibles aux personnes handicapées : contrastes suffisants, textes alternatifs pour les images, structure lisible par les lecteurs d'écran.
Réseaux sociaux et communication en ligne
- Tout partenariat commercial doit être déclaré (#partenariat, #sponsorisé, "En partenariat avec X")
- Les influenceurs sont soumis à la loi du 9 juin 2023 encadrant la publicité sur les réseaux sociaux
- Les données collectées via des formulaires en ligne doivent être traitées conformément au RGPD
- Les cookies et traceurs doivent faire l'objet d'un consentement explicite
Diaporama / Présentation
Un diaporama n'est soumis à aucune mention légale, mais son efficacité repose sur une structure claire et une règle d'or : une seule idée par diapositive. Privilégiez les mots-clés et les visuels aux longs paragraphes.
Structure indispensable
- Diapo de titre : sujet, sous-titre, nom/entreprise, date, logo
- Sommaire / plan : présentation des grandes parties
- Développement : 2 à 5 parties, 1 idée principale par diapo, appuyée de visuels, graphiques ou schémas
- Structure logique : introduction → développement → conclusion
- Conclusion : résumé des points clés et ouverture
- Diapo de fin (recommandée) : « Merci de votre attention » / « Questions ? »
Texte minimal, gros contrastes, une idée par slide. Si une image, un graphique ou un schéma peut remplacer du texte, utilisez-le : on retient mieux un visuel qu'un paragraphe.
Portfolio
Le portfolio présente votre travail et vos compétences. Sa partie la plus importante reste la galerie de réalisations : montrez, ne racontez pas.
Sections essentielles
- Page d'accueil (cover) : nom / marque, titre (ex. « Portfolio Graphiste »), phrase d'accroche, visuel
- À propos : qui vous êtes, parcours, compétences principales, objectif professionnel
- Compétences : techniques (outils, langages) et professionnelles, avec niveau éventuel
- Projets / réalisations : pour chaque projet — nom, description, outils, votre rôle, images, lien (site, GitHub…)
- Expériences (optionnel) : stages, emplois, missions et résultats
- Formation : diplômes, établissements, dates
- Contact : email, téléphone, LinkedIn, réseaux
Un portfolio public expose vos coordonnées : limitez-vous au strictement utile, et privilégiez un email ou un formulaire de contact plutôt que des données sensibles.
Brochure
La brochure présente votre activité, vos produits ou vos services. Règle de lecture : rester clair et synthétique — on ne lit pas une brochure, on la parcourt.
Structure type
- Page de couverture : nom/marque, logo, slogan ou accroche, image forte
- Introduction : qui vous êtes, ce que vous proposez
- Services / produits : description claire, par catégories, avec les bénéfices pour le client
- Points forts / valeurs : qualité, prix, expérience, service client…
- Témoignages (optionnel mais efficace) : avis clients, résultats
- Informations pratiques : horaires, localisation, tarifs, conditions
- Appel à l'action : « Contactez-nous », « Découvrez nos offres »
- Contact : téléphone, email, site, réseaux, QR code
Les mentions publicitaires s'appliquent (voir la section Communication ci-dessus) : prix de référence barré pour une promotion, identité de l'annonceur, et mentions sectorielles éventuelles (alcool, crédit…).
Carte de visite
Format standard : 85 × 55 mm. L'objectif est d'être immédiatement lisible et de fournir un moyen de contact clair. Design minimaliste, police lisible, peu de texte, contraste fort.
Éléments essentiels
- Identité : nom et prénom (ou raison sociale), poste ou activité
- Identité visuelle : logo et couleurs de la marque
- Moyen de contact principal : téléphone et/ou email
- Coordonnées complémentaires : site web, adresse, réseaux (LinkedIn, Instagram pro…)
- QR code : très utilisé pour renvoyer vers un site ou un profil — un scan suffit
Une carte de visite n'est pas un document légal : le SIRET n'y est pas obligatoire. Mais si vous l'utilisez comme support commercial, mentionner votre statut (micro-entreprise, etc.) renforce la confiance.
Maquette de site
Une maquette de site organise les contenus en pages et sections. Au-delà du design, un site qui collecte des données ou vend en ligne est soumis à des obligations légales précises.
Structure type
- Header : logo, menu de navigation, bouton d'action principal
- Catégories / sections : blocs cliquables vers les contenus
- Produits / contenus populaires : aperçus, prix, boutons
- « Pourquoi nous choisir » : arguments différenciants
- Avis clients (optionnel) : témoignages, notes
- Newsletter / inscription (avec consentement RGPD)
- Footer : mentions légales, contact, réseaux, conditions d'utilisation
Obligations légales d'un site en ligne
- Mentions légales obligatoires (éditeur, hébergeur, contact) — art. 6 LCEN
- Politique de confidentialité et bandeau cookies avec consentement (RGPD / CNIL)
- CGV / CGU si vente en ligne, avec droit de rétractation (14 jours)
- Accessibilité (RGAA) pour le secteur public et les grandes entreprises
Créez des documents conformes
Nos modèles intègrent toutes les mentions légales obligatoires. Personnalisez-les en quelques minutes avec l'éditeur RM Solutions.
Guides détaillés par type
Pour aller plus loin, consultez nos guides complets dédiés à chaque type de document :